Informationen zu unserer ÜBUNGSFIRMA für unsere KUND/INNEN, MITARBEITER/INNEN und alle BESUCHER/INNEN unserer Homepage!

Liebe Leserinnen und Leser!

Als Geschäftsführerin der Übungsfirma Global Express GmbH möchte ich Sie ganz herzlich im diesjährigem Geschäftsjahr 2023/2024 begrüßen. Da es sich bei dieser Homepage um die Homepage einer Übungsfirma der

Vienna Business School Augarten

handelt, möchte ich Sie über den FACHBEREICH Übungsfirma, der als Gegenstand an einer berufsbildenden mittleren und höheren Schule unterrichtet wird und dessen Aufgabe HIER informieren. 

Eine Übungsfirma ist eine schulische Einrichtung (Lernort), in der die Schüler/innen in einer kaufmännischen Ausbildung ein simuliertes Unternehmen bilden, um mit anderen Übungsfirmen mit virtuellen Waren und Geld zu handeln. Die Schüler/innen sind nun Mitarbeiter/innen, wie in einem echten Unternehmen (nachfolgend auch so benannt). Die Übungsfirma bietet die Möglichkeit, das theoretische Wissen aus vielen Fächern (Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Sprachen, Geografie, etc.) der vergangenen Schuljahre praktisch anzuwenden. In der Übungsfirma lernen die Mitarbeiter/innen nicht nur betriebliche Abläufe, sondern auch Zusammenhänge, die im Büroalltag oft nicht sehr transparent sind. Sie können daher viel mehr Erfahrungen in verschiedenen betrieblichen Bereichen bzw. Schlüsselqualifikationen1 erwerben, die im Büroalltag und in anderen Fächern manchmal zu kurz kommen. In der Übungsfirma stehen die Teamarbeit und das engagierte selbstständige Arbeiten im Vordergrund. Die Übungsfirma als Betrieb stellt die tatsächliche Praxis im Umgang mit Verwaltungstätigkeiten (Abläufe in den einzelnen Abteilungen) in einem Unternehmen dar und wird durch regelmäßige Kontrollen seitens der Geschäftsführerin für Sie real.  

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1 (Schlüsselqualifikation: umfasst Fähigkeiten und Kenntnisse, um veränderte Umweltzustände am Arbeitsplatz zu bewältigen; sie ist das berufs- und funktionsübergreifend einsetzbare Sozialverhalten; ist kein Fachwissen, sondern ermöglicht den kompetenten Umgang mit fachlichem Wissen. Beispiel: Die Schüler/innen erlernen in der 1. Klasse HAK die Belegverbuchung – in der Übungsfirma werden sie dann mit der Finanzbuchhaltungssoftware BMDNTCS Realbelege vorkontieren und verbuchen)

In der Übungsfirma als einzigem Ort unserer praxisbezogenen Ausbildung bin ich sowohl Chefin bzw. Geschäftsführerin wie auch Lehrerin und Ausbildnerin. Meine Lehrerinnenrolle ist hier als solches wenig gefragt, da es sonst ja nicht wirklich einen Praxisbezug gibt – eine Chefin ist eben keine Lehrerin und hat hiermit natürlich auch ein anderes Geduldspotenzial. „In der Praxis läuft es eben anders – und es wird nicht alles entschuldigt!“ Natürlich werden den Mitarbeiter/innen Praxissituationen (betriebliche Abläufe, Strukturen, etc.) zur Verfügung gestellt, besprochen, bearbeitet und trainiert. Jedoch muss die eigene Arbeitshaltung immer im Vordergrund stehen – Eigeninitiative und Selbstorganisation – (ich als Chefin bzw. Lehrerin unterstütze meine Mitarbeiter/innen pädagogisch und fachlich, unterstreiche jedoch die Chefposition, die fordernd ist!)  

Die Leistungsbeurteilung erfolgt durch:

1. die Beurteilung der Arbeitsprotokolle pro Übungsfirmen-Einheit: nach Übersichtlichkeit, Vollständigkeit und Arbeitspensum der/des Mitarbeiters/in. Wurden die Zielsetzungen mit den gestellten Arbeitsaufgaben erreicht oder nicht? Stichproben werden gemacht! 40 %

2. Beobachtung während der Übungsfirmen-Hausmesse: Führen von Verkaufsgesprächen mit jedem/r einzelnem/r Mitarbeiter/in! 20 %

3. Beobachtung und Beurteilung des Arbeits- und Problemlösungsverhaltens während der Bearbeitung der Zertifizierungsaufgaben des Qualitäts-Audits 2023! 20 %

4. Online-Telefonmarketingaktion: Beurteilung eines Verkaufs-Telefongesprächs! 5 % 5. Mitarbeitergespräche am Ende jeden Semesters mit den ausgefüllten Arbeitsprotokollen! 15 % 

Name: Global Express GmbH

Rechtsform: Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Unternehmensgegenstand: Handel mit Plüschtieren, Handel mit Tee und TeeZubereitungsprodukten, SOWIE Großlieferant der Übungsfirmen der VBS Augarten

Branche: Handelsbetrieb

Handel – Plüschtiere

Handel – Tee

Handel - Süßwaren

Handel - Waren aller Art 

Begründung für die Branchenwahl der Nebenschiene Handel mit Plüschtieren, NEU – Handel mit Tee

Um den Berufsalltag und die Büroräumlichkeiten in einem Unternehmen freundlicher zu gestalten, wollen wir unseren Kunden spezielle Stofftiere anbieten. Selbstverständlich sind diese Stofftiere auch für einen Mitarbeitereinkauf geeignet. Aufgrund einer Kooperation mit dem Unternehmen Paper & Tea, welche wir als Partnerfirma gewinnen konnten, wurden Tee, Tee-Zubereitungsprodukte und Schokolade in unser Sortiment aufgenommen.

Unsere Kunden für Waren aller Art sind in erster Linie die Übungsfirmen der VBS Augarten:  

• Green Clean GmbH
• Farb Experts Handels GmbH 
• Knödelfamily GesmbH 
• Schokogarten Handel GmbH
• Delicious Dishes & Design GmbH
• FKK-Film, Kamera & Kommunikation GmbH
• Promotion Experts GmbH 
• Business Casino GmbH 
• Bee VBS Augarten GmbH  

Für unsere Nebenschiene Verkauf von Plüschtieren, SOWIE Tee und Schokolade:

• Alle österreichischen Übungsfirmen
• Alle internationalen Übungsfirmen

Unsere Lieferanten:

• Internationale Übungsfirmen 
• Österreichische Übungsfirmen
• Von der Geschäftsleitung „eingespielte“ Unternehmen („unsere“ Großlieferanten) 

3. Behördenkontakte (ACT)

ACT-Bank, ACT-Sozialversicherung, ACT-Finanzamt, ACT-Firmenbuch, ACT-Stadtkassa, ACT-Mail, ACT-Kreditkarte, ÜFA-Suche, ACT-Webshop, Qualitätsaudit ÜFA, Fremdsprachenservice  

Die Übungsfirma Global Express GmbH wurde am 01. Oktober 2015 gegründet und soll als eine anerkannte Übungsfirma im Bereich Plüschtiere sein; ab dem Geschäftsjahr 2022/2023 werden Tee, Tee-Zubereitungsprodukte und Schokolade auf dem nationalen und internationalen Übungsfirmenmarkt angeboten. Sie ist außerdem der einzige Großlieferant für die Handelswaren der hausinternen Übungsfirmen der Vienna Business School Augarten.  

Im Vordergrund stehen vor allem:

• hohe Kundenzufriedenheit 
• Qualität unserer Ware
• Kompetente, gut ausgebildete zufriedene Mitarbeiter/innen
• Unsere Zuverlässigkeit in Lieferung und Service 

Die Übungsfirma soll hervorstechen durch:

• Die Qualität ihrer Produkte, welche durch das Fachwissen der Mitarbeiter/innen vermittelt werden soll. 
• Die Kundenzufriedenheit, die durch Beratungs- und Lieferservice gewährleistet wird.
• Aufgrund der Besonderheit der Produkte und der speziellen Beratungstätigkeit sollen die Mitarbeiter/innen:
• Die Neuartigkeit von Produkten auf dem Markt mitverfolgen (z.B. Gibt es überhaupt Konkurrenzprodukte? Welches Unternehmen verkauft sie?) 
• Konkurrenzunternehmen im Realmarkt, wie auch im Übungsfirmenmarkt ausfindig machen und die eigene Position am Markt erkennen.
• Einen Überblick über die Kosten der Übungsfirma haben. 

Unser Unternehmensleitbild

Die Global Express GmbH ist der beliebteste und einzige Lieferant für alle Übungsfirmen der VBS Augarten.

Wir spezialisieren uns hauptsächlich darauf, die rechte Hand der Übungsfirmen zu sein und ihnen ihre Produkte pünktlich zur Verfügung zu stellen.

Um auch extern tätig zu sein, beschäftigen wir uns mit dem Vertrieb von Stofftieren UND dem Verkauf von Tee, Tee-Zubereitungsprodukten und Schokolade. Unserer Partnerfirma ist P&T.  

Unsere Grundsätze: 

• rasche und präzise Planung der Lieferungen
• pünktliche Durchführung der Lieferungen
• hohe Kundenzufriedenheit 
• hohe Qualität unserer Ware 
• flexibles Eingehen auf Wünsche und Bedürfnisse der Kunden

Es wird außerdem sehr viel Wert daraufgelegt, dass alle Firmendaten und Preise vertraulich behandelt werden.  

1. Strategische Ziele für den Betrieb

• Organisierter Umgang und Schriftverkehr mit Stamm- bzw. Neukunden 
• Augenmerk auf das Niedrighalten der Kosten legen

2. Strategische Ziele für den Lernort

• Professioneller und strukturierter Schriftverkehr (Erkennen, Bearbeitung und Weiterleitung des Schriftstückes,…), Formulierung der Schriftstücke und grammatikalische Richtigkeit sind selbstverständlich!
• Richtige und soziale Kommunikation mit der Geschäftsführung
• Richtige und soziale Kommunikation mit den Mitarbeiter/innen 
• Richtige und soziale Kommunikation mit den Kunden und mit den Lieferanten
• Organisation des Arbeitsplatzes und des Arbeitsmateriales 
• Umgang mit Büromaschinen  Selbstorganisation bei Bearbeitung von Aufträgen 
• Wissenserwerb für die Tätigkeiten in der jeweiligen Abteilung 

 Jahresschwerpunkte

Beschreibung und Planung: Gespräche mit einer Mitarbeiterin des Unternehmens Paper & Tea, um die Zusammenarbeit in diesem Geschäftsjahr zu planen (z. B. Verwendung der Produkte als ÜbungsfirmenProdukte, Verwendung von Fotos, …). Ziel: Aufnahme ausgewählter Produkte (Erstellung von Fotos und Artikelbeschreibungen, Kalkulation bzw. Festlegung von Preisen) in den aktuellen Produktkatalog, auf die Übungsfirmen-Webseite, in den ACT-Webshop und auf Instagram.

Erfolgsmessung: Erfassung der verkauften NEUEN Produkte in einer Statistik  

Beschreibung und Planung: Die Standdekoration (Plakate, Banner) kann teilweise vom letzten Geschäftsjahr übernommen werden, muss mit den neuen Produkten ergänzt werden. Es müssen noch die Produkte für den Messeverkauf ausgesucht und mit einem Messeflyer gestaltet werden. Visitkarten und Namenskärtchen, sowie eine Tischdeko und Goodies für die Kunden müssen noch hergestellt bzw. beschafft werden. Für die Zahlung muss unser Messerechnungsprogramm aktualisiert werden. Es wird mit einem Registrierkassenprogramm mit Bonddrucker verkauft. Hier findet noch eine Extra-Schulung statt.

Erfolgsmessung: Anzahl der Verkaufsgespräche, Umsatz in Euro durch Privatpersonen bzw. durch Übungsfirmen-Mitarbeiter/innen (entweder intern oder extern)  

Beschreibung und Planung: Die Standdekoration bzw. die Verkaufsabläufe können von der Übungsfirmen-Hausmesse aus dem Punkt 4.2 übernommen werden.

Erfolgsmessung: Anzahl der Verkaufsgespräche, Umsatz in Euro durch Privatpersonen bzw. durch Übungsfirmen-Mitarbeiter/innen (entweder intern oder extern) 

Beschreibung und Planung: Jede/r Schüler/in erhält von der QM-Verantwortlichen pro ÜbungsfirmenEinheit eine Aufgabenstellung nach Erstellung eines Übersichtplanes für alle Aufgabenstellungen mit Zeitangabe – Absprache mit der Geschäftsführerin

Erfolgsmessung: Überprüfung der übertragenen Aufgaben durch 1. der QM-Verantwortlichen, 2. durch die Geschäftsführerin – Beurteilung durch die Geschäftsführerin. Anweisung zur Verbesserung und/oder Neuvergabe der Aufgaben. 

Da der Unternehmensgegenstand der Global Express auf zwei Schienen aufbaut (Großlieferant und Nebenschiene Plüschtiere, Tee und Schokolade) ist auch die Planung der Geschäftsabläufe sehr aufwendig. 

Die Überlegung der Beschaffung und Lagerung von größeren Mengen und unterschiedlichen Produkten steht hierbei im Vordergrund. Der Einsatz von gut durchdachten Kontrolllisten für die einzelnen Kunden (im Hause) stellt eine große Herausforderung dar. Es muss auch flexibel gedacht werden, da die Kunden jederzeit ihr Sortiment ändern können und wir als Großlieferant sofort darauf reagieren müssen. Ein ebenfalls gut durchdachtes Ablagesystem (digital und auch in Ordnern) ist unumgänglich. Ebenfalls müssen am Anfang des Geschäftsjahres gut organisierte Angebote (mit vorher stattgefundener Preiskalkulation) an die Kunden versendet werden.  

Dieser Teil der Geschäftstätigkeit ist im heurigen Geschäftsjahr arbeitsintensiv, da wir wieder neue Produkte der Partnerfirma in unser Sortiment einbinden müssen. Wir werden 4 Stofftiere behalten und 6 Produkte der Partnerfirma P&T NEU dazu nehmen - Aktualisierung des Webshops und der Homepage, zusätzliche Werbeaktivitäten auf INSTA! Für eine umweltgerechte Verpackung unserer Produkte werden wir uns wieder etwas einfallen lassen!  

Allen Mitarbeiter*innen stehen die Informationen zu den Arbeitsabläufen in der Übungsfirma Global Express digital sowohl auf MS Teams als auch auf dem schulinternen ÜFA-Laufwerk zur Verfügung. Um diese Abläufe jedoch besser zu verstehen, werden in den ersten Arbeitsmonaten alle Schriftstücke und Belege ausgedruckt und in Ordnern bzw. in der eigenen Mitschriftenmappe (bzw. ÜFA-Heft) abgelegt. Auch in der Praxis werden digitale Rechnungen den Kunden übermittelt, deswegen auch manchmal in der Übungsfirma. Vom Verständnis her sollten Lieferscheine jedoch per Post geschickt werden, da auch in der Praxis Produkte per Post geschickt und nicht als E-Mail versendet werden. Angebote und Werbeschreiben erfolgen einerseits (um die Erstellung besser kennenzulernen) als Papier-Schriftstück, andererseits wird dieses dann als PDF oder in anderer Form in den Webshop, auf die Homepage bzw. in die sozialen Medien (bei uns Instagram) gestellt. Das papierlose Büro wäre aus Umweltgründen zwar wünschenswert, aus pädagogisch-didaktischer Sicht noch nicht umsetzbar!  

P & T Paper & Tea GmbH, Filiale: 1010 Wien, Walfischgasse 1  

• Beschaffung von Handelswaren, Geschäftsausstattung, EDV-Anlagen, Büromaterial etc. bzw. Abschlüsse von Versicherungsverträgen oder sonstigen Dienstleistungsverträgen; Verfassen der entsprechenden Schriftstücke und Setzen von Handlungen (z. B. richtige Ablage) nach unternehmensinternen Strukturen 
• Verkauf unserer Produkte – Anbahnung durch Werbeaktionen (Telefonmarketingaktionen, Briefaktionen, hausinterne Angebote, Webshop, Homepage, Instagram) und Bearbeitung der eingehenden Bestellungen nach unternehmensinternen Grundsätzen 
• Zeitgerechte Bearbeitung von gesetzlich vorgegebenen Verpflichtungen gegenüber Behörden, wie z. B. die Einreichung der UVA beim Finanzamt, den Beitragsgrundlagennachweis bei der Sozialversicherung, etc.) 
• Zahlungen unserer Verpflichtungen gegenüber Lieferanten mit unserem ACT-Bankkonto
• Verbuchung aller Belege mit unserer Finanzbuchhaltungssoftware BMDNTCS
• Richtiger Umgang mit Office365 (Mail-Verkehr mit dem ACT-Account, ONE-DRIVE, TEAMS, FORMS, SWAYS)
• Eigenständige und eigenverantwortliche Planung und Organisation der Arbeitsaufgaben nach PLAN-DO-CHECK-ACT pro Arbeitstag bzw. einem vorgegebenen Zeitraum 
• Lösungen für Problemfälle z.B. wegen eines unverlässlichen Lieferanten durch unternehmerisches Denken finden Geschäftsleitung 1 Stelle Verkauf/Marketing 2 Stellen Einkauf/Lager 2 Stellen Rechnungswesen2 StellenSekretariat und Qualitätsmanagement 1 Stelle 
• Sorgfältiges und sauberes Arbeiten mit den zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln 
• Präsentation und Moderation der erarbeiteten Aufgabenstellungen  Zusammenarbeit mit allen Kolleg/innen bei komplexen Aufgabenstellungen
• Lernen, die eigenen Stärken und Schwächen einzuschätzen!  

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen ausführlichen Überblick über die Übungsfirmenarbeit in der Global Express GmbH vermitteln!

Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne während unserer Geschäftszeit: Montag 12.40 bis 15.15 Uhr persönlich in unserem Geschäftslokal, wie auch telefonisch unter der Tel. Nr. 01 330 02 41 7452 zur Verfügung! 

Viele Grüße! 

Geschäftsführerin